NUEVAS OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN02/10/2024
NUEVAS OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN
La Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, estableció toda una batería de medidas.
Algunas ya han entrado en vigor como el límite de los 1.000,00€ para el pago en efectivo, el valor de referencia, o las multas por el software de doble uso.
Pero ahora, queremos llamarles la atención sobre las normas que regulan las obligaciones de facturación de las empresas entidades y autónomos y que entran en vigor el 1 de julio de 2025.
Esto no es más que la antesala de la factura electrónica que está por venir, pero que aún va a tardar algún tiempo y sobre la que ya se les informará más adelante.
Haciendo algo de paralelismo histórico quizás muchos aún recordamos cuando las empresas hicieron el cambio en el ámbito laboral y se pasó de hacer las nóminas con máquina de escribir a ser obligatorio la confección de nóminas y seguros sociales a través de programas telemáticos específicos para poder cumplir con las obligaciones impuestas por la Seguridad Social, obligando a las empresas a adaptarse a una nueva tecnología.
Algo similar sucede ahora con la facturación, de manera que la búsqueda de un mejor control tributario lleva implícita un mayor control de la calidad de la información, la inalterabilidad de los datos y la correcta trazabilidad. Y éstos son precisamente los objetivos de la ley Antifraude, que define los requisitos que deberán cumplir en breve los programas informáticos de facturación y que supone un paso más en el cumplimiento de la LGT (Ley General Tributaria).
Tras la publicación del Real Decreto 1007/2023 que aprueba el Reglamento que desarrolla este apartado de la Ley 11/2021, hay una serie de aspectos relevantes a tener en cuenta, ya que afectan de manera directa a los programas informáticos de facturación. Los softwares de facturación deberán, en virtud de esta normativa, responder a una serie de atributos para que los registros que efectúen sean regidos por los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad.
Dicho de otra manera, se pone fin a confeccionar las facturas con programas que no cumplan con la nueva normativa (muchos empresarios mantienen viejos programas de facturación que no han sido nunca actualizados), y con mucha más razón se termina la posibilidad de hacer las facturas con la Excel o cualquier otro programa, y mucho menos en papel.
De este modo, todas las transacciones comerciales deberán generar una factura y su correspondiente anotación en el sistema informático, y el software tendrá la obligatoriedad de guardar el registro de facturas, preservando los datos e impidiendo la alteración de dichas anotaciones, lo que supone poner fin a la posibilidad de modificar facturas emitidas en lo que respecta a cualquiera de sus elementos como fecha de emisión, concepto o cantidades, salvo que exista un motivo para ello, pero entonces deberá hacerse mediante la oportuna factura rectificativa que obviamente también quedará registrada.
Se acaba así con la práctica de modificar facturas por conveniencia del emisor, o por hacer un favor al cliente.
Estos sistemas informáticos o programas de facturación podrán (es por lo tanto potestativo y no obligado, al menos de momento) remitir de manera inmediata y automatizada a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación efectuados (sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu o VERI*FACTU), o en su defecto, guardarán (aquí ya es obligado salvo que hayas optado por la remisión automatizada) un registro de cada uno de ellos (con la firma correspondiente en cada registro) para poder ponerse a disposición de la Administración en cuanto lo solicite.
Esta opción de envío inmediato voluntario de información es la clave para que, las empresas que facturen más de 6 millones de euros al año y los contribuyentes que estén adscritos al REDEME, al estar ya incluidos en el régimen de Suministro de Información Inmediata del IVA (SII) queden exentas de cumplir con las obligaciones de registro (que no de facturación), pues ya llevan haciéndolo desde hace tiempo.
Este reglamento se aplicará a todos los obligados tributarios que deban utilizar software de facturación, con fecha prevista a partir del 1 de julio de 2025, y que deberán asegurarse de que su programa esté adaptado al Reglamento en esta fecha.
Por su parte, los desarrolladores de software deberán ofrecer sus productos nuevos adaptados al Reglamento a partir de los 9 meses de publicación de la Orden Ministerial.
El software de facturación adaptado a la ley antifraude deberá contar con los siguientes requisitos en aras de cumplir con la normativa:
- En toda prestación de servicios o intercambio de bienes que genere una factura, el software deberá tener la capacidad de remitir de forma segura y automatizada dichos registros de facturación a la Agencia Tributaria. También debe permitir a la AEAT el acceso inmediato y la extracción de los datos registrados.
- El sistema informático omitirá cualquier funcionalidad que implique modificar u ocultar datos, así como su anulación, y garantizará la trazabilidad de los datos y el correcto almacenamiento de los registros para cualquier inspección.
- Registro de eventos: el sistema deberá disponer de un registro en el que se guarden determinadas interacciones, operaciones o sucesos ocurridos durante su uso. Estos datos se conservarán hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
Llegamos así a la primera encrucijada, adaptarnos por obligación legal a la digitalización que conlleva un mayor control de la Administración tributaria, para lo cual vamos a tener que; para aquellos que dispongan de programa de facturación, adaptarlo al Reglamento, y, para aquellos que no dispongan de programa o disponiendo de uno no sea posible adaptarlo, adquirir uno.
Es en este punto, a través de nuestro proveedor informático A3 Software, donde podemos ayudaros.
A3 Software ha desarrollado un programa denominado a3factura que presenta desde nuestro punto de vista claras ventajas, de funcionalidad, sencillez y también accesibilidad para la asesoría.
Este programa presenta dos versiones, la Go y la Pro.
La Go tiene un coste de 9,95€/mes, mientras que el coste de la Pro se va a 39,00€/mes (obviamente son precios sin IVA). La versión Pro solo interesará a aquella empresa que precise de adaptaciones específicas y sobre todo del control de su stock; por lo que a la gran mayoría le llegará para cumplir con sus obligaciones fiscales en materia de facturación con la versión Go.
Es completamente necesario que la adaptación se haga con tiempo para evitar problemas de última hora, de ahí que les comentemos la situación con esta antelación de 9 meses.
Los que dispongan de un programa de facturación actualizado, deben hablar con su proveedor y que, además les garantice el que el programa que estén usando vaya a estar listo y cumpliendo la normativa antes del 1 de julio de 2025.
Para los que no tengan programa, o teniéndolo no esté actualizado y no sea posible hacerlo, no quedará más opción que adquirir uno, y si les puede interesar el a3factura, les rogamos nos lo hagan saber para que se les pueda informar de su uso y sus ventajas.
Por último, para cualquier duda que les pueda surgir no duden en ponerla en nuestro conocimiento para que intentemos solucionarla.
Un saludo.
Javier Represa Fernández y Víctor Muñoz Mosquete.
DEPARTAMENTO FISCAL ADVOCATI ABOGADOS
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