Registro diario de jornada: de la norma a los tribunales (seis años de conflictos)19/06/2024
Registro diario de jornada: de la norma a los tribunales (seis años de conflictos)
Seis años después de entrar en vigor la obligación del registro diario de jornada (12 de mayo de 2019), son muchas las cuestiones que han desembocado en los tribunales.
En primer lugar, hay que recordar que todas las empresas (sea cual sea su número de personas trabajadoras en plantilla) tienen obligación de realizar el registro diario de la jornada de todos los trabajadores.
El registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado y, a la hora de implantarlo, la empresa deberá tener en cuenta lo que pueda establecer el convenio colectivo de aplicación.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada es obligatorio tanto en modelos de trabajo presencial como en teletrabajo 100% remoto o en modelos híbridos (art. 34.9 del ET y art. 14 de la Ley 10/2021 de trabajo a distancia).
Finalmente, y a efectos de inspecciones, las empresas están obligadas a conservar los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En este sentido, se considera infracción grave no llevar un registro horario de las jornadas de trabajo de sus empleados. Esto conlleva una multa que puede ir desde 751 euros a 7.500 euros. Pero además, si se entiende que se han hecho horas extras que no se han abonado o compensado con descansos, esto derivaría en una consecuencia mucho más gravosa para las empresas.
El triple requisito de objetividad, fiabilidad y accesibilidad
La Inspección de Trabajo (Criterio Técnico 101/2019 sobre actuación de la Inspección en materia de registro de jornada) ha dejado claro que el registro tiene que ser diario, no siendo aceptable la exhibición del horario general de aplicación en la empresa, el calendario laboral o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos.
Por otro lado, aunque la obligación de realizar el registro de jornada está contemplada en el art. 39.4 del Estatuto de los Trabajadores, es fundamental “recordar” que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) se ha pronunciado expresamente sobre esta cuestión, dejando claro que el registro debe ser «objetivo» y «fiable» (STJUE de 14 de mayo de 2019. Asunto C-55/18).
En este sentido, recogiendo lo dispuesto por el TJUE, el Tribunal Supremo ha sentenciado que la correcta aplicación de la Directiva 2003/88, exige que el sistema de registro de jornada cumpla con los requisitos de ser (STS de 18 de enero de 2023):
- Objetivo.
- Fiable.
- Accesible.
Aunque en el caso concreto enjuiciado, se desestima la demanda interpuesta por el sindicato y se determina la licitud del sistema, lo importante de la sentencia del Tribunal Supremo es que deja claro que “la consecuencia jurídica, aunque no lo mencione específicamente el art. 39.4 ET, no puede ser otra que la de entender que cualquier sistema de registro de jornada -ya sea pactado o adoptado por la empresa-, deberá cumplir necesariamente con todos y cada uno de esos tres requisitos, debiendo declararse en caso contrario su ilegalidad”.
Y en este sentido, hay que tener en cuenta que el registro diario de jornada es uno de los focos de atención de la Inspección de Trabajo, por lo que es fundamental que las empresas cumplan adecuadamente con esta obligación
Otra consecuencia es que tenemos diversas sentencias que determinan que si una empresa incumple la obligación legal de llevar un registro de jornada de sus empleados, se presume que los trabajadores a tiempo parcial están en realidad a tiempo completo. Y esa presunción solo quedará descartada cuando el empleador acredite, sin ninguna duda, el carácter parcial del trabajo que aquellos efectúen (entre otras, STSJ de Galicia de 6 de febrero de 2023).
Además, el incumplimiento del registro diario de jornada puede conllevar a que se puedan entender incumplidas otras obligaciones laborales como es el caso por ejemplo del derecho a la desconexión digital. Hay que recordar en este sentido que todas las empresas (sea cual sea su número de personas trabajadoras en plantilla) están obligadas a elaborar un protocolo de desconexión digital, una de las obligaciones laborales más incumplidas.
El despido utilizando como prueba el registro de jornada
La obligación de realizar el registro diario de jornada recae en las empresas. Ahora bien, las personas trabajadoras deben cumplir con las instrucciones dadas por la empresa a la hora de fichar su jornada y, si no lo hacen, pueden ser sancionadas (llegando incluso al despido si las instrucciones han sido claras y ha habido reiteración en el incumplimiento).
Por ejemplo, se ha ratificado la declaración de procedencia del despido disciplinario de una trabajadora que, pese a reiteradas advertencias (y entre otros incumplimientos), no registraba diariamente su jornada en la aplicación implantada por la empresa para realizar el registro diario de jornada (STSJ de Asturias de 12 de diciembre de 2023).
En este sentido, si hay empleados que no fichan o se les olvida fichar, es aconsejable que la empresa envíe un recordatorio general de la política de fichajes y el modo de hacerlo a toda la plantilla (así como recordatorios periódicos por escrito, o colgarlos en la internet, enviarlos por mail… para que quede constancia y no acabe creándose una tolerancia).
Además, si hay algún empleado concreto que persiste en su actitud de no fichar o no hacerlo de la manera adecuada y conforme a la política establecida en la compañía, puede realizarse una amonestación (por escrito para que quede constancia) y advertirle que si sigue incumpliendo su obligación de registrar su jornada diaria, la empresa podrá sancionarle.
En la misma línea, el TSJ de Madrid ha ratificado la declaración de procedencia del despido de un trabajador (usando como prueba el registro de jornada) por ausencias injustificadas (STSJ de Madrid de 30 de abril de 2024).
La empresa ha demostrado las ausencias al trabajo en los días referidos en la carta de despido, un total de 9 inasistencias continuadas, sin causa que las justificasen, los días 8, 9, 10,11, 14,15, 16, 17 y 18 de febrero de 2022, después de haber sido dada de alta médicamente la asalariada.
Y el empresario, en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y control, puede adoptar las medidas que estime más oportunas para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.
“Recuerda” el TSJ que las empresas deben garantizar el registro diario de jornada que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada asalariado, sin perjuicio de la posibilidad de flexibilidad horaria y el registro y sistema de fichaje utilizado en la empresa ha merecido credibilidad y fiabilidad a la Juez de instancia después de valorar todo el conjunto probatorio, señaladamente a través de la prueba testifical; sin que la normativa legal diga nada respecto de los sistemas concretos de control. Tan sólo se establece, como límite legal a las facultades empresariales, que se guarde la consideración debida a la dignidad humana y se tenga en cuenta la capacidad real de los trabajadores con discapacidad, en su caso.
Por todo ello, se ratifica la declaración de procedencia del despido.
Lo que no cabe son los “despidos sorpresivos” o la “tolerancia empresarial”, es decir, lo que no cabría es recurrir a un despido disciplinario por no fichar o no hacerlo correctamente si se ha venido aceptando esta práctica. Primero habrá que recordar que es obligatorio fichar y advertir que se va a sancionar, pudiendo llegar al despido en caso de incumplimientos reiterados.
Por otro lado, si la persona trabajadora falsea el registro de jornada, cabe sancionarle, incluso con el despido. Ya tenemos diversas sentencias declarando procedente el despido disciplinario por falsear el registro de jornada (fichar antes de tiempo, fichar horas no realizadas…). Entre otras, la STSJ de Madrid de 22 de septiembre de 2022; en ese caso, se aporta prueba de detectives).
Y a lo anterior se suma que cabe descontar de la nómina los retrasos utilizando el sistema de registro de jornada. El Tribunal Supremo ha sentenciado que cabe descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada. Entiende el TS que no constituye una multa de haber (sent. del TS de 27 de mayo de 2021).
Registro de jornada, horas extras y carga de la prueba
Esta es una de las cuestiones estrella en torno a la conflictividad en los tribunales: a quien corresponde la carga de la prueba en torno a las horas extras.
Aunque hay criterios dispares, tenemos diversas sentencias de distintos TSJ que entienden que con la obligación de realizar el registro diario de jornada ya no opera la doctrina tradicional y la carga de la prueba recae en la empresa.
Una de las sentencias más recientes es la del TSJ de Castilla y León de 20 de mayo de 2024. En su sentencia, señala el TSJ que a raíz de la nueva regulación y de la doctrina europea, “no rige ya la jurisprudencia tradicional que obligaba al trabajador a acreditar la realización de horas extraordinarias, siendo el empresario quien tiene la obligación de llevar un registro de la jornada efectuada, tiene a su alcance de forma plena los instrumentos probatorios destinados a su acreditación”.
Es, por tanto, de aplicación el principio de disponibilidad y facilidad probatoria ( art. 217.7de la LEC ), correspondiendo a la empresa, ante las afirmaciones contenidas en la demanda sobre la jornada de trabajo, desmontar esa argumentación por ser la única de las partes del litigio que tenía en su mano la capacidad para hacerlo mediante la aportación de los registros correspondientes”.
Ahora bien (y esto es muy relevante), entiende el TSJ que para que proceda la inversión de la carga de la prueba, es preciso que existan cuando menos indicios de que el trabajador pudiera hacer el horario que afirma realizar, estableciendo que «es cierto que el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores obliga al empresario a registrar la jornada de cada trabajador día a día ….”, para que dicho incumplimiento lleve a invertir la carga de la prueba no basta con que se acredite la falta de registro y el trabajador alegue la realización de horas extraordinarias, sino que ha de presentarse un panorama indiciario suficiente de la realización de excesos de jornada que permitan una mínima cuantificación”.
En el caso concreto enjuiciado, se desestima el recurso de la trabajadora (en lo tocante a la reclamación de horas extras) al entender que aunque la empresa no aportó el registro diario de jornada, la trabajadora no ha conseguido acreditar la realización del exceso de jornada que manifiesta haber realizado al no aportar ni un solo indicio sobre su realización.
(Fuente ECONOMIST & JURIST)
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